La gestion des archives

L’archivage est une nécessité, sans quoi les bureaux crouleraient sous une montagne de paperasse et, il serait alors bien difficile de faire la différence entre des documents d’usage courants, intermédiaires ou des documents à conserver sur le long terme. Que l’on soit un particulier ou une entreprise, l’archivage des documents papiers est bien plus qu’un besoin : ‘ranger, classer et conserver’ est une nécessité absolue ! Parce que garder les documents importants en bon état et pouvoir les retrouver ou les restituer à tout moment est essentiel, mieux vaut procéder avec méthode.

Classer ses documents demande de la méthode

De sa création à sa destruction, il convient d’adopter les bons gestes en mettant en place une méthode performante et éprouvée. Ainsi, en cas de contrôle fiscal, de recherche d’un gros contrat ou encore pour le calcul de sa retraite, ces derniers seront accessibles, fiables et présents dans leur intégralité.

Adopter un système de gestion des archives optimisé

Le mobilier de rangement d’archives est indispensable pour classer, ranger ses archives. Peu coûteux et surtout durable, ce dernier est bien plus qu’un simple investissement, c’est l’outil par lequel l’archivage est rendu possible. Armoires à portes battantes ou coulissantes, classeurs multi-tiroirs, bibliothèques, étagères, caissons mobiles, dossiers suspendus, chemises, onglets, boîtes à archives, le mobilier et les accessoires de rangement dépendent des besoins de chacun. Dans tous les cas, ils permettent d’identifier visuellement et rapidement leur contenu afin d’avoir une bonne organisation et d’être opérationnel dans son système d’archivage.

Hiérarchiser les classements

Chaque document doit avoir une place précise. 

Qu’il s’agisse de documents papiers – déclarations, factures, relevés de banque ou encore livres – de documents photographiques ou de données électroniques, il convient de les hiérarchiser. Pour cela, il est d’usage de considérer trois niveaux en fonction de leur intérêt et selon leur durée légale de validité.

Dans un premier temps, les dossiers dits « vivants ». Ces derniers d’un usages courants sont alors à ranger, à classer et à conserver dans le bureau. En effet, ces données en cours d’utilisation sont utiles et indispensables au bon fonctionnement quotidien.

Dans un deuxième temps, les archives intermédiaires. Ces dossiers dits « clos » sont des documents de références. Rangés spécifiquement dans un local de stockage situé à proximité, ils restent accessibles en cas de nécessité. Il s’agit alors de données intermédiaires qui peuvent encore avoir une utilité notamment en cas de litige ou de contentieux pendant la durée légale de conservation d’un document par exemple.

Puis, les documents à valeur historique, les archives dites « définitives ». Dans un local plus éloigné dédié aux archives de toute l’entreprise par exemple. Ces documents sont alors conservés de manière définitive et constituent une sorte de sauvegarde des données de l’entreprise dans le cas cité.

Classer et référencer un document

Organiser et gérer l’ensemble des documents est indispensable. 

C’est pourquoi, il convient de donner un intitulé à chaque document selon sa nature et de manière commune à tous. Cela permettra par la suite de disposer à tout moment de ses données sans s’emmêler les pinceaux.

Adopter un plan de classification permet alors de nommer et d’identifier les documents par secteur par exemple « pro » pour les projets et de les structurer. En parallèle, la nomenclature choisie peut être suivi d’une numérotation ou d’un système de datation pour mieux les organiser