Les entreprises, dans divers domaines d'activité comme l’industrie, l’immobilier, la banque, l’assurance et d’autres encore utilisent désormais beaucoup de solutions d'horodatage pour protéger leurs fichiers et échanges. Les entrepreneurs comprennent les avantages d'associer des signatures électroniques à des horodatages qualifiés lorsqu'ils les utilisent au sein de l'entreprise. D'autant plus que les horodatages sont indispensables à tous les services d’une entreprise et sont très simples à utiliser au quotidien.
Définition de l’horodatage
En fait, un horodatage, c’est un dispositif qui relie la date et l'heure à des événements, à des informations ou aux données informatiques. Il est utilisé pour déterminer, quand effectuer une opération ? L'horodatage du document doit être effectué par un tiers de confiance ou encore par une autorité d’horodatage. Cela équivaut à tamponner un document manuscrit par la poste. L'autorité émet un jeton horodaté pour sceller le document en fixant la date. Cette opération permet d'éviter toute contestation liée au contenu du document, et peut également prouver que le document n'a pas été modifié depuis cette date d'horodatage jusqu'une nouvelle opération. Le document détermine sa position dans son cycle de vie. Ce dernier décrit un cheminement chronologique du document. Pour plus d'informations, cliquez ici : www.universign.com
Principes d'utilisation des horodatages électroniques
L'horodatage du document sert de preuve irréfutable sur : un document qui est inchangé, c'est-à-dire qu'il n'a pas été changé depuis son horodatage. Ainsi que sur le respect des délais légaux : utilisez la date d'horodatage faisant foi comme un cachet de la poste. L'horodatage d’un document peut aussi confirmer la réception après l'envoi du fichier et la traçabilité des opérations. Lorsque le document électronique est horodaté, le jeton d'horodatage ou le sceau électronique est délivré par le service d'horodatage. Le cachet électronique est estampillé d'une date précise à la seconde près sur le document afin d'en assurer l'exhaustivité et la valeur probante, et peut servir de preuve. Un cachet électronique est un document délivré en associant l'empreinte des données d'horodatage à l'heure provenant de la source de temps fiable qui est signée par l'autorité d'horodatage. Chaque document électronique a une empreinte digitale unique après son horodatage. L'horodatage constitue la preuve légale de la réponse de l'entreprise à l'appel d'offres, car il montre que les dossiers de candidature ont été déposés dans les délais impartis.
L’horodatage pour décrire les événements associés
Cette action évite de vous protéger contre toute contestation liée au contenu du document et permet également de prouver qu'il n'y a pas de changement de la date d'horodatage à la nouvelle action. Toutes les actions faites sur un document déterminent son étape dans son cycle de vie. Ce dernier décrit un cheminement chronologique du document. Le cycle de vie d’un document considère généralement quatre étapes : la gestion, la création, la préservation et la diffusion. La création de documents numériques peut se faire manuellement ou automatiquement. Il peut être conçu directement au format électronique, ou il peut être numérisé comme une copie d'un document papier. À ce stade, l'horodatage peut être utilisé pour prouver la date de création du document, et aussi comme une preuve d’antériorité ou une preuve de respect d'un délai légal. La gestion des documents numériques comprend une gestion des droits d'accès, son évolution et son authenticité. Les 2 dernières sont les plus affectées par l'horodatage. En fait, l'authenticité du document numérique est garantie par la signature électronique qui est associée à un horodatage. L'immuabilité du document est garantie par un jeton d’horodatage qui lui est ajouté. De plus, l'horodatage est important pour suivre la progression du document, car il permet de déterminer l'heure de chaque modification effectuée et de maintenir l'intégrité des versions précédentes. Par conséquent, il vous permet d'avoir un historique des révisions du document.
Les avantages des signatures électroniques horodatées
Les signatures électroniques avec horodatage peuvent offrir aux entreprises de multiples avantages. Il permet notamment aux entreprises d’assurer la non-répudiation ou l’irrévocabilité du contenu horodaté. Il renforce l'intégrité et la sécurité des signatures électroniques, la fiabilité de l'heure et de la date de signature des documents. En plus, cela permet de gagner du temps dans les traitements des dossiers. Par rapport à l'utilisation de supports papier, l’horodatage réduit les dépenses, particulièrement les frais d'impression, d'archivage, les frais de transport, les achats de matériel, et encore d’autres. L’horodatage accélérait la prise de décision et parvient à des accords. Lors d’une diffusion d’un document numérique, assurez-vous que le destinataire a bien reçu la version requise et qu'il est authentique. L’horodatage peut répondre à cette attente, car il offre non seulement la possibilité de suivre les opérations effectuées sur le document, mais le protège également de toute modification possible. Lorsqu'il est rempli par une autorité d'horodatage, l'horodatage est également utilisé comme une confirmation de réception opposable. Lors de l'enregistrement de documents numériques, l’horodatage de ces documents permet de respecter le délai légal d'archivage du document. Il peut éviter que les fichiers ne soient endommagés avant la période d’archivage légale, en évitant ainsi les conflits avec la loi.